各部室：
《图书馆合同管理实施细则（试行）》经2021年5月20日馆党政联席会议研究通过，现予以印发。
附：图书馆合同管理实施细则（试行）
图书馆
2020年5月24日
图书馆合同管理实施细则（试行）
第一章 总则
第一条为了规范图书馆合同管理，加强内控制度建设，防范重大合同风险，保护学校合法权益，依据有关法律、法规及规章，根据《西北农林科技大学合同管理办法（试行）》（校办发〔2019〕300号），结合图书馆实际，制定本实施细则。
第二条本实施细则所称合同，是指经学校授权图书馆以学校名义与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止权利义务关系的协议。包括但不限于图书馆经学校授权的货物和服务采购合同、信息服务合同及其他不涉及国资权属、经济往来的一般合同。
第三条图书馆合同管理实行统一指导、分类管理原则。
第二章 合同订立与签署管理
第四条图书馆办公室统筹协调全馆合同管理工作，具体负责图书馆签章管理、合同纠纷处理指导、合同汇总整理及相关业务培训等工作。
第五条各部室依照授权，负责管理部室业务范围内的合同。
（一）图书馆办公室：负责管理图书馆与地方政府、国内高校图书馆、公共图书馆、行业协会等签订的战略合作或者框架协议等业务范围内的合同以及图书馆各种办公室家具设备采购等方面的货物和服务采购和劳务用工等方面的合同。
（二）文献建设部：负责图书、期刊、电子文献的采购、共建共享等文献资源建设、资源平台及资源加工方面的合同。
（三）信息咨询部：负责科技查新、查收查引、知识产权等信息服务方面的合同。
（四）其他部室：负责部室业务范围内合同。
第六条各部室根据本细则实施合同管理时，应当履行下列职责：
（一）制定业务范围内的合同范本；
（二）拟定或者审核合同内容；
（三）组织或者指导合同承办人签订合同；
（四）指导和监督合同承办人履行合同；
（五）指导和协助合同承办人处理合同纠纷。
各部室承担合同管理责任，应当指定专人负责合同管理日常事务工作。
第七条合同承办人是具体履行合同的组织或者个人，包括相关部室或相关岗位工作人员。合同承办人应当履行下列职责：
（一）对所承办的合同进行可行性分析、法律风险分析及相关审查；
（二）进行合同洽谈、合同文本起草，提交审核；
（三）跟踪掌握合同订立、履行、变更、终止情况，并及时向有关单位反馈；
（四）处理合同纠纷；
（五）整理归档保管合同文本等资料。
合同承办人是合同业务的直接责任人。合同需要两个或者两个以上承办人的，应当根据合同性质或者主要条款确定主要承办人和协助承办人，主要承办人牵头负责承办工作，协助承办人要积极做好配合。
第八条签订合同应当遵守法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校正当权益。国家和学校对合同签订另有特别规定的，合同承办人应当严格执行相关规定。
第九条合同承办人应当优先使用合同示范文本签订合同。没有示范文本的，合同承办人应当积极与学校相关部门协商，草拟合同示范文本。合同承办人应当对合同文本的完整性、一致性、可行性和合法性负责。
第十条订立合同一般应当采用中文文本，文字表述应当准确规范。同时采用外文文本订立合同的，合同承办人应当保证外文文本与中文文本内容一致。
第十一条图书馆合同签章包括图书馆公章、馆长签章、相关业务专用章。
第十二条图书馆对外签订合同，应当由馆长或者图书馆相关授权的人签字，并按照授权规定加盖合同用章。
第十三条签署合同应当遵循下列程序：
（一）合同承办人负责起草合同文本，相关授权人审核。
（二）合同文本审核通过，相关授权人签章后，图书馆签章管理员加盖相关签章，完成合同签订程序。
（三）合同涉及多项业务的，主要业务部室牵头拟定合同文本时，要与相关业务部室充分协商。
（四）涉及 “三重一大”事项的合同，应当遵循相关决策程序，依据相关会议决策纪要，加盖签章，完成合同签订程序。
第十四条合同变更、解除或者签订补充内容时，必须按规定使用签章，并确保与原合同用章一致。
第三章 合同履行管理与档案管理
第十五条履行合同过程中，如需变更或者解除，应当经合同当事人书面协商一致，并报请图书馆审批。属于学校相关部门管理的合同，需及时报告合同归口管理部门研究。
第十六条合同生效后，如果合同标的物质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，合同承办人可以签订补充合同。本办法适用于补充合同。
第十七条图书馆负责对合同履行过程进行监督检查，并注意防范合同履行过程中的法律风险。
合同履行过程中出现争议的，合同承办人应积极与对方当事人协商解决。协商不成或者发现存在可能严重影响合同履行情况的，应当及时报告图书馆协助处理。属于学校相关部门管理的合同，需及时报告合同归口管理部门协助处理。
第十八条合同争议需要通过仲裁、诉讼解决的，合同承办人应及时报告图书馆办公室。
因仲裁、诉讼等事项产生的相应费用，根据责任划分，一般由合同承办人或者图书馆承担。
第十九条合同谈判、签订、履行过程中双方互致的信件、传真、电子数据和电子邮件等资料，是确认双方权利义务的重要凭证，承办人应当负责收集、整理、保存和归档，并对已签订的合同原件存档。
各部室应建立合同工作台帐，对合同文本进行编号，记录签订时间、合同名称、合同金额、合同履行期限、合同相对方、经办人、签署人、审批人、合同履行情况等，做好相关资料的收集、整理、保存和归档。
图书馆办公室负责建立图书馆所有合同台账，并对加盖图书馆党政用章的合同原件存档。信息咨询部负责盖有科技查新站专用章、查收查引专用章、知识产权服务章等信息服务合同原件的存档。
第二十条各部室应做好合同及其相关材料的保密工作，指定专人保管，一般不得外借。
第二十一条积极参与学校合同管理信息化建设，做好合同文本在合同管理系统的电子存档。
第四章 责任
第二十二条在合同订立、履行、变更、终止过程中，合同承办人与所在部室应切实维护学校利益，并对签订的合同永久负责。接受学校相关管理部门对合同管理情况进行的年度审核、监督及审计的管理。
有下列行为之一的，将依据有关规定对相关负责人予以严肃追责问责，直至纪律处分；构成犯罪的，移送司法机关依法处理。
（一）擅自以学校或图书馆名义对外签订合同的；
（二）超越学校或图书馆授权范围签订合同的；
（三）未尽到审查审核责任，给学校造成损失的；
（四）合同签章不符合规定的；
（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同文本或者相关附件及在合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（六）在处理合同纠纷过程中不及时汇报、消极应对或者不及时提供必要支持的；
（七）违反保密义务，对学校造成损害的；
（八）有其他失职、渎职或者以权谋私行为，损害学校利益的。
第五章 附则
第二十三条本实施办法自印发之日起施行。由图书馆办公室负责解释。
