一、 法规制度

1. 本查新站遵照执行科技部制定的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》。使用教育部推荐的查新合同及查新报告格式。参照执行科技部推荐的《查新程序》、《查新质量评价指标》。遵照执行科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心有关科技查新工作的法规、政策、管理办法和规定。

2. 学习并遵照执行以下与科技查新相关的法律法规：《科技技术成果鉴定办法》、《科学技术保密规定》、《国家科学技术奖励条例》、《中华人民共和国合同法》、《技术合同认定登记管理办法》、《关于促进科技成果转化的若干规定》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国科学技术进步法》、《中华人民共和国知识产权法》、《中华人民共和国专利法》。

3. 当某一科技计划就本计划课题申报和鉴定时出具查新报告有明确的要求时，且这些要求与以上各种法规制度不相矛盾时，可按该计划的查新要求来出具查新报告。其它科研管理部门、行政机构、用户不能影响查新工作的独立性和客观性，查新站可不接受其不合理要求。

二、“教育部科技查新工作站（N04）”资质证书及专用章管理办法

1.“教育部科技查新工作站（N04）” 资质证书及专用章（后简称专用章）由图书馆综合办公室专人负责管理。

2. 专用章仅限用于查新工作站所出具的科技查新报告中，报告中必须有查新员和审核员的共同签字，专用章管理人员方可盖章，因使用专用章不当造成损失的，应视情况追究其相应责任。

3. 专用章管理员应严格履行登记手续。

4. 专用章管理员不得在委托人所持空白格式化文件上加盖专用章。

5. 专用章管理员如工作变动，应及时上缴专用章，由重新确定的专用章管理人员另行办理接收专用章手续，不得私自转交他人。

6. 专用章应及时维护，确保专用章清晰、端正。

7. 专用章不得携带出办公室外使用。

8. 查新业务专用章如有遗失，应当在全国性报刊上声明作废后，方可向教育部申请补领。不得伪造、涂改、出租、出借、转让、出卖查新业务专用章。

9. 凡违反上述规定使用专用章的，一经发现，将严肃处理，造成的损失由个人负责。

三 、查新档案保管制度

科技项目查新咨询工作是对科技立项和成果鉴定实行监控的一项政策性措施，是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新咨询工作进一步科学化、规范化、标准化，加强科技项目查新咨询档案的管理，根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定，特指定本档案保管制度细则。

1. 查新咨询档案属机密性档案，必须指定专人保管。

2. 每一项查新项目的相关材料应当由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并须经双方签字。

3. 查新档案应立卷保管，查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新合同计划书、查新咨询报告书、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等项目档案按项目立卷，分别按一定标准装订成册，专柜存放。

4. 查新档案的保管须有固定的场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。

5. 近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料，须经查新咨询室负责人的批准，办理查阅手续，查阅后，应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字，不得拆卷阅读。

6. 查新人员按照档案管理部门要求，即使将查新项目的资料、查新合同、查新咨询报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档；使用计算机进行档案管理。

四、查新人员管理

1. 查新员资格要求：1) 熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》，2)接受过国家有关机构的查新员正规培训，未接受过培训的人员应具有从事文献检索与信息咨询服务工作经验，并与正式查新人员联合做出进行查新工作，3）具有一定的外语和计算机水平，4）具有良好的职业道德，5）本科（含）以上学历，具有中级（含）以上专业技术职称。

2. 审核员资格要求：1) 熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》，2) 具备查新资格，并接受过国家有关机构的审核员正规培训，3)具有三年以上与查新相关的工作经历，4）具有较高的外语和计算机水平， 5）具有良好的职业道德，6）本科（含）以上学历，具有高级专业技术职称。

3. 本查新站将派人员参加国家有关机构具备的查新员及审核员培训，争取使所有从事查新人员都能持证上岗。查新站每年不定期召开查新工作研讨会，组织学习有关查新的法律法规，学习兄弟查新单位的先进经验，交流查新体会并鼓励查新人员撰写查新方面的学术论文。

4. 对违背职业道德、有故意弄虚作假行为的查新人员，取消其查新资格。对业务素质低，不能出具合格查新报告的查新人员，暂停其查新资格。对不能遵守查新工作独立性原则，依用户要求做出查新结论的查新人员，将予以警告，警告三次以上，取消查新资格。对科研评审部门或专家组提出异议的查新报告，查新站在审查后，认为查新报告不合格，可另换查新员，重新出具查新报告，若认为查新报告合格，可向评审部门或专家组解释，坚持独立性原则。

5. 鼓励查新人员向专业化方向发展，每一位查新人员应确定一、两种专业作为自己的查新专业发展发向。查新站及西北农林科技大学图书馆应为查新人员进修、听课和自学提供方便条件。查新人员在专业化方面的要求是：熟练掌握本专业检索工具、工具书、科技期刊、协会及专业会议；具备本专业基础知识；能看懂本专业的综述性文献；熟悉本专业的学术网站；熟悉一定量的本专业国内外学术权威；掌握本专业一定量的专业术语；了解本专业的最新研究动态及热点问题。

五、信息部保密文献管理办法

1. 保密内容

科技查新档案分为文书档案和项目档案。文书档案是立卷保管，按年度分类归档。项目档案指查新委托书、查新项目的技术报告、查新结果报告及附件（相关文献摘要和密切相关文献的全文）以及查新人员的工作纪录。需要严格保密的主要是立项和鉴定查新，查新档案管理基本内容包括收集、整理、保管和利用。

文献传递的文献类型包括期刊论文、会议论文、部分学位论文。通过向国内其它院校图书馆或文献服务机构提出传递请求，获得全文后提供给读者。涉及到传递过程中保密的文献主要是学位论文，对学位论文的传递请求根据我校以及各个高校相关规定执行。

2. 工作流程、范围

查新档案管理：查新人员完成查新项目后，整理项目的查新报告书、合同以及相关附件的电子档、纸制档，提交给档案专职管理人员。管理人员将接收的材料进行分类，将纸制的查新报告、合同放进专用查新档案袋，在袋子上注明项目编码、项目名称、委托单位、委托人、委托时间、完成时间及材料内容附件。归档的原则是“一题一袋”、“十袋一盒”。在盒子上贴上标签，注明年度，再将盒子按顺序排列，放进专用档案柜。档案管理员在归档的同时，按年度制作项目汇总表。同时，及时将电子文档备份在移动硬盘内，实现数据的异地备份。

文献传递：处理文献传递（学位论文）申请时，首先需要明确是否为涉密论文，如是，将不予传递。其次，确定传递数量，可以优先选择提供文摘服务。如果确实希望获取全文，也不能全文传递，可以按学位论文的一定比例（1/3）进行文献传递服务。服务范围限于本馆注册用户、以及CALIS文献保障体系成员的用户。

3. 管理措施

查新档案管理:遵循查新档案管理的保密性、安全性原则。制定完善的档案管理规章制度，确保档案管理的规范化、标准化。抽调专门查新员管理查新档案，负责查新档案的归档、保管以及档案专用计算机的维护。在电子文档保护方面，采取备份防止电脑出故障；在规范查新档案的借阅方面，仅限于内部查新员的学习，不对外公开查询。同时，查新员调阅档案要经过档案管理负责人同意，并做好登记。对提出了保密要求的查新项目，严格履行保密规定，不得泄露有关材料的内容。涉密档案的借阅应严格按照规定手续办理，必须认真履行登记、签字手续，经指定责任部门、指定责任人审批，任何人无权擅自提供借阅。

学位论文传递：以警示的方式明确文献传递的学位论文仅用于个人学习研究为目的。对用户提出的学位论文传递服务进行审查，对于作者明确声明不得传递的，不能进行文献传递。当同一用户对同一作品进行多次申请时，首先发出警告，并对其申请加以拒绝。对于有密级限制的学位论文，严格遵守国家有关保密法规的相关规定，保密期间有密级限制的学位论文不得提供诸如阅览、复制、文献传递等各类读者服务。论文解密后的使用参照适用有关无密级限制的学位论文的规定。

供稿：王杏利 张莹  来源：信息咨询部  编辑：王最  更新时间：2023年3月29日